八、补贴档案管理
（一）市级档案应包含的主要内容
农机购置补贴的办法、制度、规范、方案等资料。农机补贴的文件、批复、批示等相关资料。补贴资金计划的申报、分类、调整的文件、会议记录、纪要以及形成的决定。调研、检查、核实记录以及查处等资料。召开会议、开展培训、进行政策宣传、工作总结等相关资料。报废更新回收企业申报、审核的原始资料。
（二）县级档案应包含的主要内容
1、政策性文件，内容包括：有关农机购置补贴政策、办法、制度、规范、实施方案、计划指标等文件资料。农机补贴资金分类及调整的会议纪要以及形成的决定。调研、规范管理、日常监督检查记录及查处情况、接受群众投诉的相关记录及处理结果等资料。召开农机购置补贴会议、开展农机购置补贴政策宣传、组织培训、工作总结等相关资料。年度享受农机购置补贴的购机者信息公示表。县农机局农机补贴结算申请文件（农机购置补贴发放明细表）和县财政局审核后的向购机者兑付补贴资金的文件及电子文档。
2、补贴申请资料，内容包括：购机者村委会（乡镇农机站）证明，农业生产经营组织的组织机构代码证、工商营业执照复印件。《农机购置补贴资金申请表》原件。《农机购置补贴申请受理通知单（存根联）》原件。购机者发票复印件。监理部门出具的受理凭证。《报废农业机械回收证明》原件。购机者银行卡或银行存折复印件。
以上资料要一一对应，一机一档。
九、退货规定
符合农机产品“三包”退货规定的购机者要求退货或购销双方协商同意退货的，可以退货。
已申请补贴但尚未领取补贴资金的购机者，到县农机、财政部门提出退货申请，由两部门在原购机发票上签署“补贴未发，可退货”意见并加盖公章后，到补贴机具经销企业处办理退货手续。
已领取补贴资金的购机者，先将所领补贴款全额退回县财政，经县农机、财政部门在原购机发票上签署“补贴已退，可退货”意见并加盖公章后，到补贴机具经销企业处办理退货手续。
县级农机部门应及时在“省级农业机械购置补贴信息管理系统”中对已经退货的“补贴资金申请表”等进行作废。
十、工作措施
（一）加强领导，密切配合
各级农机、财政部门要进一步提高思想认识，加强组织领导，建立工作责任制，层层签订责任状，明确职责任务。
市级农机、财政部门要加强对县级农机购置补贴工作方案审核、补贴工作监督检查、补贴机具抽查核实、补贴投诉调查处理和督办等工作。
县级要成立由县政府领导牵头，农机、财政等相关部门参加的农机购置补贴工作领导小组，共同研究确定农机购置补贴重要工作事项、补贴资金使用、重点推广机具种类等事宜。同时，要强化县级农机、财政部门集体研究、分工负责、公开办理、责任追究等内部约束机制。
各市、县财政部门要按照同级保障的原则，根据本地区农机购置补贴工作量情况，在本级预算中安排必要的组织管理经费，用于开展补贴政策的落实工作。
（二）加强引导，科学调控
要充分发挥补贴政策的调控作用，推进农业发展方式的转变、促进优化农机装备结构布局，提高薄弱环节农机化水平，加快丘陵山区和贫困山区农机化步伐，推动主要作物全程机械化的发展，全面提升农机化发展质量和效益。
继续对补贴资金进行分类使用。补贴资金下达各县后，由政府牵头组织相关部门，根据当地农业生产实际、农机装备现状和农业工作的重点，制定补贴资金的分类使用计划，充分发挥当地主管部门的宏观调控作用，促进农机装备结构的优化，为重点工作的开展提供资金保证。确保补贴资金按年度计划实施，抑制超买超卖现象的发生。
（三）规范操作，严格管理
要严格执行补贴对象公示制度，做到公开、公平、公正。要由购机者自主选择经销企业和补贴产品，严禁强行向购机农民推荐产品。
要在购机信息录入、补贴机具核实、补贴申请受理、补贴信息公示、申请资金结算、补贴资金兑付、补贴档案管理、补贴过程监管、补贴工作检查、工作绩效考评等方面，建立“谁办理、谁负责”的责任追究制度。有条件的县要建立农机补贴受理服务大厅，实行集体办公、阳光操作。要将农机补贴审核程序、审核时限、办理结果等信息及时在山西省农机购置补贴信息公开专栏上向社会公布。
各县农机、财政部门要严格按照补贴操作程序中关于资金结算的时限要求按时结算兑付补贴资金，最大限度的减轻购机者资金周转压力。要规范使用农机购置补贴辅助管理软件系统，实现购机、核实、受理、公示、结算、档案管理等的信息化和网络化，提高工作的透明度、规范性和工作效率。
要加强对农机购置补贴工作人员培训和警示教育，提高基层人员素质和工作能力。
（四）公开信息，接受监督
进一步加强市县两级农机购置补贴信息公开专栏的建设，所有市县均要在当地政府网站或农廉网建立或链接信息公开专栏，保证信息公开的时效性和准确性。同时各地也要通过其他多种形式进行补贴政策的宣传，使全社会广泛知晓，保证补贴过程的信息公开、阳光操作、公平公正。
在年度补贴工作结束后，县级农机化主管部门要以公告的形式将所有享受补贴的购机者信息（格式见附表：5）及落实情况在当地政府网站或农业（农机）部门网站（页）上公布，同时要注意保护个人隐私。
要配合相关部门严厉打击窃取、倒卖、泄露补贴信息和电信诈骗等不法行为，保护农民合法权益。
（五）加强监管，严惩违规
各级农机、财政部门要全面履行对农机购置补贴工作的监管职责，要以问题为导向，适时开展专项督导检查，强化监管，严惩违规，并主动向社会公布。
市级农机、财政部门要根据农、财两部和省农机局、省财政厅关于对补贴政策监管惩处的规定，制定监管督查方案，加强对辖区内农机补贴实施情况的督导检查，要严查倒卖补贴指标、骗取套取补贴资金、销售不合格产品等违法违规行为，要将督导检查情况和对各类违法违规案件的查处情况及时报省农机局、省财政厅并抄送纪检监察部门。
市、县农机部门对产销企业恶意抢占资金、出售不符审核要求产品、进行虚假宣传、降低机具配置、以次充好、供货信息不真实等行为，要按照部、省的相关规定及时调查核实，视情节可采取约谈告诫、限期整改等措施，对违规行为严重的企业，要向省农机局做出暂停补贴、取消补贴资格及列入黑名单等的处罚建议。省农机局视情况及市县建议将及时做出处理，并向社会公布处理结果。同时，视情况抄送工商、质量监督、公安等部门。凡被列入黑名单的经销企业及其法定代表人永久不得参与补贴产品经销活动。农机生产和经销企业产品补贴资格或经销补贴产品的资格被暂停、取消，所引起的纠纷和经济损失由违规农机生产或经销企业自行承担。
各级农机部门要高度重视群众举报投诉受理查处工作。建立健全相关机制，通过电话、网络、信函等有效形式受理投诉。对实名投诉举报的问题和线索，要做到凡报必查。同时，还要加强补贴机具的质量监督，安排专门机构受理农民投诉，对存在质量问题、农民投诉较为集中的机具及其生产企业，应按管理权限及时取消其补贴资格，保护农民的权益。
（六）注重绩效，强化考评
我省将继续实行农机购置补贴工作绩效管理，绩效管理内容涉及农机购置补贴工作全过程。通过对各市补贴工作情况的量化考核，为准确客观评价各地工作成效提供依据，绩效考核结果将与补贴资金安排挂钩。同时要求各市也要制定相应的绩效管理方案对各县进行考评。详细的考评方案另行印发。
要做好农机购置补贴执行进度统计及信息报送工作，及时开展半年和全年专项执行情况的总结，分别在当年6月10日和11月20日前，将上半年和全年农机购置补贴（包括地方财政安排的补贴）实施情况总结报告报送省农机局、省财政厅。
